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Políticas de Privacidad

  1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

  1. Definiciones
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  1. Autorización de la política de tratamiento

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de La Fundación Capital FundaK en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  6. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es La Fundación Capital FundaK, cuyos datos de contacto son los siguientes:

  • Administrative office number: +57 1 3847500 Ext 1179, Bogotá, Colombia.
  1. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

La Fundación Capital FundaK, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la legislación pertinente.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades

Base de datos

Finalidad

Base de proveedores

· Hacer seguimiento a los proveedores para los efectos contractuales, administrativos, financieros, contables
· Contactarlos en caso de necesitar servicios a futuro.
· Ofrecer los productos y servicios de la fundación
· Promocionar los servicios y productos de la fundación así como de sus aliados.

Base de Recursos Humanos-(Roster)

· Contactarlos para ofrecer vacantes nuevas de la fundación y sus organizaciones aliadas, controladas o controlante
· Contactarlos para ofrecer y/o promocionar los servicios y productos de la Fundación, así como de sus aliados
· Administrar y gestionar el recurso humano de la Fundación y las persona interesadas en hacer parte del equipo de trabajo de la organización.

Bases de datos beneficiarios, usuarios, relacionados con los Proyectos que ofrece la Fundación

· Constatar la información brindada al momento de la donación y/o participación, colaboración en el proyecto.
· Contactar a las personas para brindarles información sobre los proyectos de la Fundación y el desarrollo de su objeto social.
· Usar, publicar, imprimir, compartir, modificar las imágenes, videos y testimonios para el desarrollo del proyecto y promoción y publicación de los proyectos de la Fundación y sus aliados.
· Cumplir con los fines de cada proyecto en especifico
· Llevar el control de los beneficiarios de todos los proyectos para fines estadísticos, estratégicos, comerciales y/o sociales de la organización.

Base de datos de Inscritos al Newsletter

Listado de personas y datos de contacto que les interesa recibir noticias de la Fundación Capital a través de cualquier medio digital. Se enviarán noticias de la Fundación Capital y sus aliados, asi como información relevante y asociada a la organización y el desarrollo de su objeto social.

  1. Datos de navegación

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

  1. Cookies o web bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

  1. Derechos de los Titulares

Los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.
  • Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

– Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

– Reclamo de supresión:: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

– Reclamo de revocación:: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

– Reclamo de infracción:: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  • Derecho a presentar quejas por infracciones ante las entidades de control y vigilancia: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
  1. Atención a los Titulares de datos

El canal para atender peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos es:

  • Teléfono oficina administración: +57 1 3847500 Ext 1179, Bogotá, Colombia.
  1. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

10.1 Derecho de acceso o consulta

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  1. Al menos una vez cada mes
  1. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la Fundacion Capital FundaK, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar ante la entidad de vigilancia y control pertinente, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a la Fundacion Capital FundaK, enviado, mediante correo electrónico a legal@fundacioncapital.org , indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, la solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

The Holder can choose one of the following ways of consultation from the database to receive the requested information:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la Fundacion Capital FundaK.

Una vez recibida la solicitud, la Fundacion Capital FundaK, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la entidad de vigilancia y control que corresponda.

10.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la Fundacion Capital FundaK, mediante el correo electrónico legal@fundacioncapital.org, indicando en el asunto “Ejercicio de las quejas y/o reclamos”, la solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

La Fundacion Capital FundaK, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Medidas de seguridad

La Fundación Capital FundaK ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, la Fundacion Capital FundaK, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por la Fundación Capital FundaK, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).

Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Auditoría

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
  2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
  3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
  5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.

Gestión de documentos y soportes

  1. Medidas tales como, destructora de papel que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
  2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
  3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
  4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
  5. Inventario de los soportes en los que se almacenan bases de datos.

Control de acceso

  1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo al rol que desempeña.
  2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
  3. Autorización escrita del titular de la información para la entrega de sus datos a terceras persona, para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
  4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado

Incidencias

  1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
  2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.

Personal

  1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
  2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
  3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas

Manual Interno de Seguridad

  1. Elaboración e implementación del Manual de obligatorio cumplimiento para el personal.
  2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento.

 

Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas

Archivo

  1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares.

Almacenamiento de documentos

  1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

Custodia de documentos

  1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.
Bases de datos automatizadas
Identificación y autenticación

Telecomunicaciones

  1. Acceso a datos mediante redes seguras.

 

Tabla IV. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

Bases de datos automatizadas y no automatizadas

Auditoría

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
  2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
  3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
  5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad

Responsable de seguridad

  1. Designación de uno o varios responsable de seguridad.
  2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
  3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

Manual Interno de Seguridad

  1. Controles al menos una vez al año de cumplimiento, consistente en la auditoria anual así como la capacitación al personal por lo menos una vez al año.
Bases de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

  1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega.

Control de acceso

  1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.

Identificación y autenticación

  1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.

Incidencias

  1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
  2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación.

 

Tabla V. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas

Control de acceso

  1. Acceso solo para personal autorizado.
  2. Mecanismo de identificación de acceso.
  3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.

Almacenamiento de documentos

  1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.

Copia o reproducción

  1. Solo por usuarios autorizados.
  2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.

Traslado de documentación

  1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos.
Bases de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

  1. Sistema de etiquetado confidencial.
  2. Cifrado de datos.
  3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan fuera.

Control de acceso

  1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
  2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridaInforme mensual.
  3. Conservación de los datos: por el periodo que la leyes impongan.

Telecomunicaciones

  1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.
  1. Transferencia de datos a terceros países

Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

  1. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de la Fundacion Capital FundaK, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Fundación Capital FundaK, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

El presente manual permanece vigente desde Agosto10 de 2018.